Henkilörekisterin tiedot

1. Rekisterin nimi

Työvuorojen varausjärjestelmä Sotender

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Järjestelmää käytetään ikäihmisten hoivapalvelujen lyhyiden ja määräaikaisten keikkatyövuorojen tarjoamiseen.

3. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Helsingin Seniorisäätiö Sr Schildtinpolku 6, 00440 HELSINKI

4. Organisaation tietosuojavastaava ja yhteystiedot

Tietosuojavastaava Sanna Nummela, sanna.nummela@seniorisaatio.fi

5. Rekisterin henkilötietojen käsittelyä on ulkoistettu toimeksiantosopimuksella

☒ Ei

☐ Kyllä, Tarvittaessa anna lisätietoa ulkoistetusta käsittelystä

6. Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

A)

☐ Lakisääteinen velvoite

☐ Sopimuksen täytäntöönpano

☒ Yleinen etu/Julkisen vallan käyttö

☒ Suostumus B)

☐ Rekisteri on viranomaistoiminnan rekisteri.

☒ Rekisteri on julkishallinnon vapaaehtoisen toiminnan rekisteri C)

Rekisterin tietoja käytetään automatisoituihin yksittäispäätöksiin, profilointi mukaan lukien

☒ Ei

☐ Kyllä, Mihin?

Henkilörekisterin henkilötiedot, tietolähteet ja tietojen luovutus

7. Rekisterissä olevat henkilötiedot

Ikäihmisten hoivapalvelujen keikkatyöntekijät:

·        Nimi

·        Sähköpostiosoite

·        Puhelinnumero

·        Syntymävuosi

·        Työskentelyprofiili (lähihoitaja, sairaanhoitaja, sosionomi, fysioterapeutti, geronomi, hoiva-avustaja, hammashoitaja, kätilö, terveydenhoitaja)

8. Rekisteritietojen ylläpitojärjestelmät (järjestelmän/sovelluksen nimi/nimet)

Sotender Työvuorojen varausjärjestelmä/ Koivu Solutions Oy

9. Rekisterissä on manuaalista paperiaineistoa

☒ Ei

☐ Kyllä

10. Rekisterin tietolähteet

Työntekijöiltä, jotka varaavat keikkatyövuoroja Sotenderista.

11. Rekisterin suojauksen periaatteet

Helsingin Seniorisäätiön tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan tiedonohjaussuunnitelmalla ja tietoturva- ja tietosuojaohjeistuksella.

Rekisteriin sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu niin, että niitä pääsee katsomaan vain siihen oikeutettu henkilö. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan. Jokaisella työntekijällä on oikeus käsitellä vai niitä henkilötietoja, joita hän välittömästi tarvitsee työtehtävissään. Tietoja käsitteleviä työntekijöitä koskee vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu myös palvelussuhteen päätyttyä. Työsuhteen päättyessä käyttöoikeudet poistetaan.

Käsittelyn oikeusperusta työvuorojen tarjoamiseen on lähtökohtaisesti työntekijän tai potentiaalisen työntekijän suostumus, sillä palvelun käyttö on vapaaehtoista. Asianmukaisuus varmistetaan määrittämällä työvuorojen tarjoamisen kannalta välttämättömät tiedot ja vain näitä tietoja kerätään palvelussa. Esimerkiksi henkilön tunnistaminen ja pätevyyksien vahvistaminen tehdään järjestelmän ulkopuolella

Henkilön rekisteröityminen palveluun on välttämätöntä, jotta voidaan hallita järjestelmässä olevia käyttäjiä ja esimerkiksi estää aiheettomien käyttäjien pääsy järjestelmään ja näin pienentää riskiä järjestelmän väärinkäytöksiin.

Pätevyystietojen tallentaminen on välttämätöntä sopivien työvuorojen tarjoamiseksi ja sen varmistamiseksi, että työntekijällä on työvuoroon vaadittava osaaminen.

12. Rekisterissä olevien tietojen luovutus

Tietojen säännöllinen luovutus:

☒ Ei

☐ Kyllä, Minne?

13. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

☐ Ei

☒ Kyllä,

Palveluun kirjautumistiedot (vain nimi ja sähköposti) siirtyvät Googlen / Microsoftin käytäntöjen mukaisesti EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

Muut tiedot sijaitsevat EU/ETA-alueella.

14. Henkilötietojen säilytysajat/säilytysajan määrittämiskriteerit

Säilytys toteutetaan Helsingin Seniorisäätiön tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti. Asiakirjat, joita ei ole määritetty pysyvästi säilytettäväksi, hävitetään niille määrätyn lakisääteisen säilytysajan jälkeen, siten että tietosuoja on varmistettu.

15. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyn oikeudet ja niiden toteuttamiseen liittyvät ohjeet löydät: https://www.seniorisaatio.fi